Seguro que sois de los que empezáis a producir gráficos y más gráficos, llenando directamente interminables presentaciones de PowerPoint, sin ni siquiera reflexionar un momento sobre aquello que queréis presentar a vuestra audiencia. Lo que resulta es un montón de datos que se presentan sin una introducción que deje claras las expectativas. Tampoco existe una trama clara que guíe la explicación. Ni unas conclusiones a las que se quiere llegar. Sí, diseñar una presentación es como escribir un guion de una película con sus tres actos clásicos.
No os voy a mostrar en este post cómo preparar una presentación de inicio a fin con sus tres actos. Para esto, necesitaría un curso entero, que seguramente prepararé en el futuro. Pero sí que os presentaré una herramienta para que trabajéis la gran idea que queréis presentar a vuestra audiencia. Y esta herramienta la podéis aplicar tanto a una visualización de datos en particular, como a una presentación.

¡Vamos a ello!

1.- Crea empatía con tu público

Ken Haemer, Directivo de AT&T, dijo una vez:

Diseñar una presentación sin tener al público en mente, es como escribir una carta de amor y encabezarla con un «a quien corresponda».

Tu público es el verdadero protagonista. Ellos son los héroes de tu historia. Sí, ya sé que cuando te presentas ante un escenario con varias personas escuchándote, es fácil caer en el error de que tú eres importante. Pero no debes olvidar que, si estás ahí, es porque eres tú el que necesita a la audiencia. Explícales por qué es importante para ellos lo que les estás exponiendo, y déjales muy claro qué rol desempeñan en la historia, y para qué son fundamentales. Sin ponerte en la piel de tu público, difícilmente lograrás conseguir tu propósito.
La pregunta clave, por tanto, no es tanto por qué es importante tu público, sino:

¿Para qué necesitas a tu público?

Para dar respuesta a esta pregunta, es adecuado empezar segmentando a la audiencia. No es lo mismo diseñar una visualización para publicar en prensa acompañando una noticia, que para presentar a la junta directiva de una empresa. Idealmente, deberías empezar con un análisis en el que tener en cuenta, al menos, las siguientes características:

Demografía: edad, educación, etnia, género, geografía.
Psicografía: personalidad, valores, actitudes, intereses, estilos de vida.
Etnografía: necesidades sociales y culturales.
Política: poder, influencia, participación en la toma de decisiones.

Además, son especialmente útiles plantear las siguientes preguntas, que Nancy Duarte sugiere en su libro Presentaciones Persuasivas:

¿Cómo son?
¿Para qué están aquí?
¿Qué les preocupa?
¿Cómo puedes solucionar sus problemas?
¿De qué manera prefieren recibir la información?

2.- Articula tu Gran Idea

La gran idea no es más que el mensaje clave que quieres comunicar. Debe sintetizarse en una única frase la idea central que guiará la narrativa de tu infografía o visualización. No se trata de una frase generalizando, como estamos acostumbrados a ver, del tipo ‘evolución de las ventas del trimestre respecto a la previsión’. Esto es simplemente, un tema. Se trata de una frase que contenga un punto de vista sobre el tema (no una generalidad) y que exprese qué está en juego. Es decir, por qué debería importarle a la audiencia.

Siguiendo el ejemplo de la evolución de ventas. Imaginemos que la presentación va dirigida al comité directivo de una empresa. Observamos que las ventas de este trimestre han sido bastante menores, debido a una disminución de ventas las líneas de producto B y D. Una posible gran idea sería: el equipo comercial debe analizar las causas de la disminución de las ventas en B y D, y establecer, conjuntamente con el resto de departamentos, acciones para minimizar el impacto en la cuenta de resultados. O sea, nuestra gran idea debe ir más allá de informar. Debemos incorporar en la gran idea aquello que queremos que haga nuestra audiencia.

Para facilitar la tarea de definir la gran idea, he desarrollado una plantilla que os guiará a través del proceso. Esta plantilla es una mezcla de las propuestas de Nancy Duarte, Cole Nussbaumer Knaflic y Cliff Atkinson. Consta de 3 partes diferenciadas:

1a parte: EL CONTEXTO

Tal y como os he explicado al principio de este artículo, es necesario hacer un análisis de nuestra audiencia desde la perspectiva de quien presenta. Sí, la pregunta ¿Quién soy? obecede a aquellos casos en los que preparamos el material para que lo presenten otras personas.
En el caso de que estemos trabajando una presentación completa con varias diapositivas, esta parte solo debería hacerse una vez, ya que la audiencia no va a cambiar.

2a parte: LA ACCIÓN

Queremos pasar de una situación A a una situación B.
La situación B es el motivo por el cual estamos diseñando este DataViz.
¿Qué ha de pasar para que esto ocurra? ¿Qué acción ha de tener lugar?
Si hacen lo que esperamos, ¿qué beneficios va a obtener la audiencia? Y si no lo hacen, ¿Qué riesgos hay? ¿qué se pierden?

3a parte: LA GRAN IDEA

Sintetiza todo lo que has analizado hasta ahora en una frase que guiará la narrativa de tu dataviz. Para ello, utiliza un SUJETO (el departamento x, la ciudadanía, la dirección, los empleados, la empresa, etc.) y un PREDICADO en forma de verbo que suscite acción y emoción. En caso de ser necesario, puedes desarrollar la gran idea en un máximo de tres puntos, que será la base sobre la que va a sustentarse la gran idea.

 


¿Sencillo? Os dejo aquí la plantilla con explicaciones sobre cómo completar cada uno de los apartados (click en la imagen para mayor nitidez). Estad atentos a la próxima entrada, porque el próximo #RetoXYZ irá sobre este tema.
¿Ya participaste en el primer #RetoXYZ? Aún estás a tiempo, te dejo el enlace AQUÍ.

Diseñamos historias con datos.
¿Te ayudamos a contar la tuya? ¡Charlemos!

 

Ana Gonzalvo
hola@historiascondatos.xyz


REFERENCIAS

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1 Comment

  1. Artículo buenísimo. Muy útil y claro. Sin desperdicio. Me guardo tu plantilla para ponerlo en práctica y no olvidarme de ningún punto. ¡¡Muchas gracias!!

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